清凪室內設計｜財務記帳系統
廠商請款 × 收支自動辨識 × 財務報表
操作說明文件
系統自動幫你做什麼？
📄上傳發票PDF
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🤖AI 自動辨識
→
📊收支表更新
📸拍照傳 LINE
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🤖AI 辨識分類
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📈統計表更新
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廠商掃描 QR Code
把附件的 QR Code 圖片提供給廠商，廠商用手機掃描即可開啟請款表單。
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2
填寫請款資訊並送出
填寫廠商名稱、請款金額（未稅）、請款日期、費用類別、所屬案件，確認後按「提交」。
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3
系統自動記帳（約 1 分鐘內）
表單送出後，系統每 1 分鐘自動抓取新資料，寫入試算表「所有支出」工作表。
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1
開啟收入記帳表單
點下方連結，或用手機掃描 QR Code 開啟表單。
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2
填寫收入資訊並送出
填寫收入日期、收入金額（未稅）、客戶名稱、收入類別、所屬案件、說明備註，確認後按「提交」。
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3
系統自動記帳（約 1 分鐘內）
表單送出後，系統每 1 分鐘自動抓取新資料，寫入試算表「所有收入」工作表，來源標記為「手動記帳」。
適用情境
・收到設計費、顧問費、尾款等，但沒有 PDF 發票可以上傳時
・現金收款、匯款到帳後立即手動登記
・系統會自動標記「辨識狀態：已確認」，無需再審核
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1
開啟「收入發票」雲端資料夾
點下方連結，進入 Google Drive 的收入發票資料夾。
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2
上傳發票 PDF 檔案
把收款憑證（發票或收據）的 PDF 拖曳上傳到「正式啟用」資料夾。每次可上傳多個檔案。
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3
系統自動辨識並記帳（約 1 分鐘內）
AI 自動讀取 PDF 內的日期、金額、客戶名稱，寫入試算表「所有收入」工作表。
注意事項
・請上傳 PDF 格式（非圖片 JPG/PNG）
・如辨識結果有誤，可到試算表「待確認」工作表手動修正
・辨識信心度不足的筆數會自動放入「待確認」，不會直接進收入表
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1
開啟「支出發票」雲端資料夾
點下方連結，進入 Google Drive 的支出發票資料夾。
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2
上傳支出發票 PDF
把材料費、工程款、雜支等支出發票或收據的 PDF 上傳到「正式啟用」資料夾。
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3
系統自動辨識並記帳（約 1 分鐘內）
AI 自動讀取資料，寫入試算表「所有支出」工作表，與廠商請款表單的資料在同一份表。
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1
開啟清凪室內設計 LINE 官方帳號
在 LINE 找到「清凪記帳系統」帳號，進入對話。
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2
先傳文字標記類型（重要！）
傳送 「支出」 或 「收入」 給 LINE Bot，Bot 會回覆「✅ 已標記為「支出」，請傳收據圖片」，再傳圖片。
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3
拍攝收據並傳送圖片
拍下轉帳截圖、收據或發票，直接傳送圖片給 LINE Bot（標記後 5 分鐘內傳送即可）。
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4
收到 LINE 回覆確認（約 10 秒）
Bot 回覆記帳結果，包含日期、金額、對象、收據雲端連結，以及儀表板連結。資料同步寫入試算表。
📌 文字標記操作範例
你傳送
支出
↓ Bot 回覆
✅ 已標記為「支出」，請傳收據圖片
你傳送
收入
↓ Bot 回覆
✅ 已標記為「收入」，請傳收據圖片
💡 提升辨識率的技巧
・一定要先傳文字再傳圖，這樣系統才能確定是支出還是收入
・若直接傳圖不傳文字，AI 會自動判斷，但轉帳截圖容易判斷錯誤
・光線充足、截圖清晰，辨識率最高
・辨識不確定時，會自動進「待確認」工作表，LINE 也會通知
每次用 LINE 記帳、上傳發票、或填表後，儀表板數字會自動更新，不需要手動操作。
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Q
廠商送出表單後，多久會出現在試算表？
系統每 1 分鐘自動同步一次，通常 1 分鐘內會出現。
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Q
上傳 PDF 後，辨識結果有錯誤怎麼辦？
到試算表「待確認」工作表找到該筆資料，手動修改後搬移到對應的「所有收入」或「所有支出」工作表即可。
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Q
手動填收入和上傳 PDF 有什麼差別？
手動填表適合沒有電子發票、現金收款、或當下立即登記的情境；上傳 PDF 適合已有電子發票或掃描檔的收款。兩種方式都會寫入同一張「所有收入」工作表。
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Q
手動填的收入要怎麼知道有沒有成功記錄？
送出表單約 1 分鐘後，到試算表「所有收入」工作表確認最新一筆資料，來源欄位會顯示「手動記帳」、辨識狀態顯示「已確認」。
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Q
所屬案件的選項想要新增或修改怎麼做？
請通知系統建置人員協助更新表單選項。
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Q
可以用手機操作嗎？
廠商請款表單、LINE 記帳、儀表板完全支援手機。試算表查看也可以用手機，但建議用電腦操作較方便。
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Q
LINE 記帳沒有先傳文字，直接傳圖會怎樣？
AI 會自動嘗試判斷是收入還是支出，但轉帳截圖容易判斷錯誤（例如把「付款」辨識成「收款」）。建議一定要先傳「支出」或「收入」再傳圖，確保分類正確。
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Q
傳完「支出」後多久要傳圖？
標記後約 5 分鐘內傳送圖片即可。超過時間後標記會自動清除，需要重新傳「支出」或「收入」。
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Q
LINE 記帳後沒有收到回覆怎麼辦？
等待 20 秒後若沒有回覆，請到試算表「待確認」工作表確認是否有該筆資料。若完全找不到，請重新傳送「支出」或「收入」文字後再傳圖一次。